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第十一章要点

第十一章 行政组织学习

第一节行政组织学习的性质与意义

  一、组织学习的定义

  组织学习是指,组织成员不断获取常识、改善自身的行为、优化组织的体系,以在不断变化的内外环境中保持可持续生存和健康和谐发展的过程。

  这一定义包括三个方面的含义:

  (1)组织学习的内容包括三个方面的改变——组织成员认知的改变、行为的改变、组织体系的改变。

  (2)组织学习的目标包括两个方面:在变化的环境中保持可持续生存、在变化的环境中保持健康和谐的发展。

  (3)组织学习体现了系统与持续的精神理念。组织学习的过程是有意识、系统和持续的过程,任何一个组织都具有某种学习行为,但有意识的学习行为、全面系统的学习行为以及持续不断的学习行为,才是组织学习的重要特征。

  二、行政组织学习的定义与特点

  1.行政组织学习

  行政组织学习以行政组织为主体,是指行政组织为应对环境变化,提高治理能力,进行的系统化、持续的集体学习过程,行政组织在这一过程中通过各种途径和方式不断获取常识、在组织内传递并创造出新常识,从而带来行为和组织绩效的多方面改善以及组织体系的不断完善。

  2.行政组织学习的特点

  (1)行政组织学习是一种集体学习。行政组织学习不是组织内部成员个人学习的简单相加,而是一个社会过程。

  (2)行政组织学习是一种系统化、持续的过程。

  (3)行政组织学习是应对环境变化、提高行政组织治理能力的学习过程。

  (4)行政组织学习可以带来行为和组织绩效多方面改善。

  (5)行政组织学习有助于促进组织体系的不断完善。

  三、行政组织学习的功能与意义

  1.提升行政组织成员素质

  2.促进学习型政府建设

  3.顺应全球化、信息化浪潮对行政组织环境的置换

  4.有利于创造面向民众、公务员和世界的“生态政府”

  5.促进行政组织系统开放化和行为的社会整合能力

第二节行政组织学习的类型与途径

  一、行政组织学习的类型

  (1)单环学习。单环学习是将组织动作的结果与组织的策略和行为联系起来,并对策略和行为进行修正,以使组织绩效保持在组织规范与目标规定的范围内。而组织规范与目标本身则保持不变。显然,单环学习只有单一的反馈环,它是在当前的系统和学问框架下提高组织能力,完成已确定的目标或任务。这种学习的目标是适应环境,取得最大效率,学会如何在相对稳定的环境下完成组织任务。

  (2)双环学习。双环学习是重新评价组织的本质、价值和基本假设。这种学习有两个相互联系的反馈环,它们不仅要发现与良好的绩效有关的策略和行动的错误,而且还要发现规定这些绩效的规范的错误。双环学习对组织的目标和任务甚至价值观提出了挑战,可能会引起组织基本战略和行为的巨大变动,因此,双环学习也被称为“变革型学习”。

  (3)三环学习。单环学习与双环学习都是针对具体的组织运作过程,其对象是组织中的各项具体事务,但组织还应该对其学习过程的本身、学习的方式提出质疑,并加以改进。贝特森指出,组织应该学习如何学习,并将之命名为再学习或次级学习,亦即本处所称的“三环学习”,这是最深程度的学习。

  二、行政组织学习的途径

  1.组织培训

  组织培训是组织学习的一种重要途径,是有助于适应组织环境变化对成员常识更新、素质更新、能力更新之要求的最重要方式。组织培训的内容包括上岗培训、升职培训、业务培训等。

  2.试验

  试验是组织学习过程中一种常用的方式。试验可分为持续性试验与示范性试验两种基本类型:

  (1)持续性试验。由一系列持续的小试验所组成,目的是逐渐积累组织所需的常识。这类试验要有一个清晰的战略引导,能满足组织发展的需要,同时,又是一个连续带式的,试验的每一个步骤或环节均是指向基本目标的。持续性试验的成功取决于几下几个方面:

  ①组织必须确保不断产生新的构思。

  ②在组织内建立明确的激励和创新机制,调动组织成员的积极性和创造性。

  ③试验参与者要掌握必要的理论常识和学习技巧,以保证试验的顺利进行并得到正确的价值评估。

  (2)示范性试验。组织在进行比较重大的、系统的变革之前的尝试,其目的通常是为日后大规模推行的重大决策或变革做准备条件。与持续性试验相比,示范性试验不仅规模更大、更为复杂,而且对于组织的影响也更加深远和广泛。示范性试验的成功取决于以下几个方面:

  ①理论准备,包括经验性的和以经验来求证理论的可行性。

  ②调整试验的备选方案,围绕目标进行多种可行性方案的设计。

  ③高层领导者必须对试验中涉及到组织大政方针与决策准则的内容保持高度警觉。

  ④重视理性总结,将试验结果限于特定的范围,避免对组织其他部门产生冲击,待试验结果稳定、成熟后再进行推广。

  3.系统解决问题与经验学习

  所谓系统解决问题就是利用科学的方法收集数据,系统地分析问题产生的原因,把握不同因素之间的联系,并从中找出解决问题的最有效方法的过程。解决问题的过程本身就是一种学习活动。

  在系统解决问题过程中形成组织新的常识,这些常识将作为过去的经验在组织中予以保存。学习不仅需要不断地增加新的常识,还需要对过去的经验以及他人的经验进行思考,从这个意义上讲,组织学习过程也是对经验进行分析提炼的过程,这种分析提炼的结果将成为引导行动的一般理论和基本规则或准则。

  4.外部咨询

  外部咨询即引入外部专家对组织学习过程中遇到的各种问题进行分析,并提出合理意见。

第三节行政组织学习的障碍与改进

  一、行政组织学习的主要障碍

  1.组织结构缺陷

  行政组织在组织结构上最大的特点即官僚制的专业分工与层级节制。表现在组织常识的形成、储存、传播与更新过程中,首先是各职能部门拥有专属的常识领域,并形成职能部门内封闭式常识管理,跨部门的常识不可交换;其次这些常识以各种类型的文书、法规与档案的标准化形式进行储存,这种标准化的储存形式传播的只是纯粹信息事实,没有主观诠释或多重意义的常识,即没有复杂的常识分享活动;再次,常识在传播与承续过程中,决策常识权向上集中,行政组织领导者成为组织常识的最后拥有者,从而形成首脑的常识专有权;最后,在常识的更新上,官僚制组织偏好以职能结构降低环境的不确定性,因此分配处理环境变异的资源较少,即使组织应对环境变化也仅仅是按经验法则或老办法处理,常识更新可能性低。

  2.盲目

  指组织无法感知外界变化或机遇。组织对明显的问题或外界变化视而不见。根据查尔斯·汉迪的“学轮”理论,学轮始于问题,包括要解决的矛盾、待定的选择、面临的挑战等,如果没有问题,学轮将无法启动,学习将无法开始。因此,对于外界变化的盲目,将导致组织学习无法正常开始,使得组织始终在原地徘徊,也无法适应环境变化。

  3.舍本逐末

  只针对问题的症状而不是本质来解决问题。行政组织的官僚制特性,使得组织在解决问题的过程中,往往只能采取舍本逐末的做法,以尽量不触及现有的组织制度或体制,尤其是在某些涉及既得利益者利益关系的问题上,为保证组织的稳定,组织往往只针对问题的症状而非本质来解决问题。

  4.辅助设施不足

  缺乏完整合理、运行无误的管理信息系统等辅助设施以促进信息的交流,难以保证正确的信息抵达正确的位置。组织学习缺乏一定的信息共享和更新的平台,也难以保证信息的完整性、准确性,组织学习需要一个开放的信息环境,辅助设施的不足极大的妨碍了组织学习的进一步开展。

  5.缺乏合作

  不同组织和部门之间没有协调而独立操作时,方案很难顺利实施。工业社会的行政组织以官僚制为基础,建立在专业分工的基础上,因此在不同地域、不同专业的组织都有着自己独特的学问和常识体系,正是这些独特性形成了不同组织之间的交流屏障,一旦协调不畅,组织之间人员交流便很难达成,组织学习也难以进行。

  6.传播失效

  常识无法在组织内传播共享。行政组织内部各部门之间按照专业分工进行划分,这种划分促进了专业职能的精进,提高了效率,但与此同时,条块分割导致了不同部门的学问差异、利益关系以及不同部门之间常识传播方式差异。

  7.反馈失误

  新方法作用时间过长,不能及时发挥功效,导致信息反馈不全或有误,造成管理者对决策结果的错误认识。

  8.组织记忆丧失

  常识没有被存储,而是随某次学习的结束而被忘却。组织不能很好地运用以前的常识辅助现阶段的学习,即不善于提取运用常识库中的常识。

  二、行政组织学习的改进

  1.创新理念,推进行政组织学习,积极构造学习型政府的共同愿景

  创建学习型政府,首先是要树立学习的理念,推进行政组织学习要重点树立以下几种理念:(1)终身学习。(2)创新性学习。(3)学习为本。(4)学习工作化、工作学习化。(5)快乐学习以及学习方式科学化。

  2.突破官僚制,创新行政组织结构

  行政组织学习要顺利进行,就要突破官僚制,创新行政组织结构,建立网状的以地方为主的扁平组织结构。扁平化组织基于授权的特点使得组织成员能有效地分享关于组织的常识,并在处理公共事务的过程中灵活地运用组织常识,从而使得组织成员有工作过程中不断地学习和提高,促进组织创新。

  3.促进行政组织学习,建立有利于学习的机制

  促进行政组织学习,必须建立科学合理的运行机制,推进学习的经常化、普遍化、制度化,使各行政组织成为成员相互学习的课堂,交流思想的精神家园和团结前进的战斗堡垒。行政组织与其成员之间应当是一种对话式的网络结构。任何问题的讨论和决策,在组织内部管理中都应当毫无障碍地沟通和协商。

  4.建立完善的技术系统和有效地信息系统

  行政组织要积极采用先进的科学技术,以提高学习的效率。(1)构建完善的学习技术系统。行政组织必须建立自身的内部网络和外部网络,从而有效地利用先进信息技术更新常识,促进组织学习。

  (2)建立完善的信息系统。①信息收集系统。其建立需要制定相应的信息政策负责信息的收集、整理、分析和分享。②信息交流系统。信息交流系统的建立其目的在于提高沟通效果,完善成员常识结构,帮助组织、团队和个人进行常识的积累、交流,促进组织常识的应用。

  5.促进行政组织成员的自主管理

  自主管理要求组织成员自己进行现状调查,自己发现工作中的问题,自己分析原因,自己制定对策,自己组织实施。通过自主管理,组织成员自己选择伙伴组成团队,自已选定改革进取目标,自己检查工作效果,自己评定总结。在自主管理过程中,组织成员能更好地理解和内化共同愿望及奋斗目标,并以开放求实地心态互相切磋,取长补短,不断学习新常识,不断开拓创新。

  6.建立学习型的组织学问

  行政组织学习的发展离不开学习学问的建设。建立学习型组织学问核心在于:①建立组织成员的学习观念,培养不断学习的意识,强调把学习作为应付持续变化的强有力的手段。②培养学习的氛围。组织学习需要建立一个以学习为核心的学问氛围。③培育成员的团队意识。

  7.领导者的新角色

  行政组织学习过程中领导人应该作为设计师、公仆和教师。首先,领导者的设计工作是一个整合组织要素的过程。它不仅设计组织的结构,制定组织政策和策略,更长重要的是提供组织发展的基本理论。其次,领导者的公仆角色表现在他对实现组织目标的使命感和责任心,他能够自觉地回应组织目标的召唤。最后,领导者作为教师,是指领导者需要协助人们正确和深刻地认识现实,提高他们对组织系统的理解能力,促进每个人的学习。

  8.强调常识管理

  行政组织需要通过常识管理,提高行政人员的素质。常识管理包括三个内容:一是组织学习,如何能获得新的常识,包括如何进行现在常识的更新;二是组织的常识,及其与组织功能和目标的关系;三是组织的记忆,即如何将组织的常识进行长期的记忆,以便在未来能找到和使用。

  行政组织常识管理可以通过以下几个方面来实现:

  (1)建立常识库——将隐性常识显性化。组织成员的隐性常识(如经验和诀窍等)无法进行有效地分享的传播,因此,常识管理的第一步应该是将成员的隐性常识显性化、明确化和具体化,变成可以让更多人操作和掌握的常识和方法,并建立必要的制度、方法、流程,尽量让员工的常识和经验能保留下来。

  (2)完善电子政务,强化政府常识管理的效能。电子政务系统应是融信息处理、业务流程和常识管理三者于一体的应用系统。它具有强大的信息收集和处理能力,可以支撑政府机构快速有效地获取所需信息,同时它具有强大的信息共享功能,可以促进政府之间、政企之间、政社之间以及政府公务员内部常识和交流与共享。

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